توضیحی کوتاه:
این نوشته به مرور زمان کامل تر خواهد شد. تغییر قانون، صدور نظریات مشورتی و آرای وحدت رویه و … می توانند در آینده مکمّل و متمّم این نوشته باشند.
ماده ۱۲۸۷ قانونی مدنی:
« اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است.»
سند در صورتی رسمی شمرده می شود که دارای ارکانی باشد. این ارکان در زیر بررسی می شوند.
- سند برای اینکه رسمی شمرده شود باید به وسیله مامور رسمی تنظیم شده باشد خواه مستخدم دولت باشد یا غیر مستخدم، مانند سردفتران اسناد رسمی که وابسته به وزارت دادگستری می باشند.
«رسم» در لغت ازجمله به معنای قانون آمده است و در نتیجه منظور از مامور رسمی، شخصی است که ماموریت او در قانون پیش بینی شده باشد. بنابراین نه تنها ماموران وزارت خانه ها و مامورین شهرداری، بلکه اعضای هیئت مدیره کانون وکلای دادگستری و کانون کارشناسان رسمی و نیز موسسات و سازمان هایی که با اجازه قانون تاسیس شده اند را می توان مامور رسمی دانست.
پس هر یک از مامورین یاد شده اگر سندی را در حدود صلاحیت خود و با توجه به مقررات قانونی تنظیم نمایند، سند مزبور باید رسمی شمرده شود. در این صورت نه تنها برای مثال پروانه بهره برداری از معدنی که اداره کل صنایع در استانی صادر می نماید، سند رسمی به شمار می رود، بلکه پروانه ساختمان یا گواهی پایان کار صادره از شهرداری، پروانه وکالت صادره از کانون وکلا و پروانه کارشناسی صادره از کانون کارشناسان رسمی نیز سند رسمی شمرده می شود.(جلد سوم دوره پیشرفته آئین دادرسی مدنی دکتر شمس شماره ۲۳۶)
- بخشی از یک سندِ واحد، می تواند رسمی و بخش دیگر آن عادی باشد. برای مثال اظهار نامه ای که براساس ماده ۱۵۶ قانون آئین دادرسی مدنی فرستاده می شود، همان گونه که یکی از حقوق دانان (دکتر جعفری لنگرودی) اظهارنظر کرده، در آن بخش که به وسیله اظهار کننده تنظیم شده، عادی و در بخشی که مامور، ابلاغ و شیوه ابلاغ را گزارش کرده رسمی شمرده می شود. در نتیجه اگر تنظیم و امضای اظهار نامه ای (بخش اظهارات اظهار کننده) به شخصی نسبت داده شود، منتَسبٌ الیه می تواند در مقام تعرّض، اصالت آن را انکار نماید و تکلیفی به ادعای جعل ندارد.(جلد سوم دوره پیشرفته آئین دادرسی مدنی دکتر شمس شماره ۲۳۷) توضیح این که دکتر ناصر کاتوزیان در کتاب اثبات و دلیل اثبات با این نظر مخالف است.
- سند رسمی نه تنها باید توسط مامور رسمی تنظیم شود، بلکه مامور باید در محدوده صلاحیت ذاتی و نِسبی خود مبادرت به تنظیم سند کرده باشد. بنابراین مامور باید در نوع امری که سند آن را تنظیم نموده صالح باشد. یعنی صلاحیت ذاتی داشته باشد. در نتیجه برای مثال ماموری که برای ثبت دفتر املاک معین شده، نمی تواند سندی را در دفتر اسناد رسمی ثبت نماید و یا سند سجلّ احوال تنظیم کند. زیرا تنظیم آن سند در صلاحیت سردفتر و این سند در صلاحیت مامور ثبت احوال است.
افزون بر آن مامور تنظیم کننده سند باید در محدوده صلاحیت نِسبی خود اقدام کرده باشد، بدین معنا که مکان، زمان و وضعیت حقوقی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم می گردد را رعایت کرده باشد. برای مثال ماموری که ثبت متوفیّات بیگانگانِ حوزه تهران را عهده دار است، صلاحیت ثبت متوفیات بیگانگانِ خارج از حوزه تهران را ندارد. هرگاه مامور، در تنظیم سند رعایت محدوده صلاحیت ذاتی و نسبی خود را نکرده باشد آن سند رسمی شمرده نمی شود. بنابراین، شرایط مزبور بخش قابل توجهی از اسنادی را که می تواند توسط مامورین رسمی تنظیم شود از توصیف رسمی خارج می نماید. برای مثال هرگاه مالکین دو مِلک مجاور در شهرداری حاضر شده و در سندی که مامور شهرداری تنظیم می نماید، یکی از آنها اجازه باز کردن پنجره به ملک خود را به طرف مقابل بدهد و مامور شهرداری نیز سند را امضا و حتی امضاهای مالکین را گواهی نماید، سند مزبور رسمی شمرده نمی شود و می تواند مورد انکار قرارگیرد. در حقیقت در مثال مزبور، مامور رسمی صلاحیت ذاتی تنظیم اسناد مورد اشاره را نداشته است
